Tidsstyringsfærdigheder

Tag vores: Hvor gode er dine tidsstyringsfærdigheder? Quiz

Har du nogensinde spekuleret på, hvordan det er, at nogle mennesker ser ud til at have nok tid til at gøre alt, hvad de vil, mens andre altid skynder sig fra opgave til opgave og aldrig ser ud til at afslutte noget?

Det kan ikke bare være, at nogle mennesker har mindre at gøre. Det er meget mere sandsynligt, at de bruger deres tid mere effektivt: med andre ord viser de gode tidsledelsesfærdigheder.

Tidsstyring er evnen til at bruge din tid produktivt og effektivt. Du kan også tænke på det som kunsten at have tid til at gøre alt, hvad du har brug for, uden at føle dig stresset over det. Det lyder simpelt, men det er meget sværere i praksis. Denne side forklarer nogle af principperne bag god tidsstyring.




Betydningen af ​​tidsstyring

Tidsstyringsfærdigheder er vigtige, fordi få, hvis nogen, af os nogensinde har tid nok til at gøre alt, hvad der bliver bedt om os, eller som vi vil gøre.

Tidsstyring defineres som at bruge din tid produktivt og effektivt - men hvad med når du arbejder så produktivt som muligt, og du stadig kan du ikke få alt gjort? Det kan være bedre at tænke på tidsstyring som en kombination af at arbejde produktivt og prioritere din tid.

Med andre ord er folk, der er gode til tidsstyring, gode til at komme videre og gøre ting. De er dog også bedre til prioritering og finde ud af hvad virkelig har brug for at gøre - og derefter kassere de andre ting.

De kan gøre dette, fordi de forstår forskellen mellem presserende og vigtige.

  • '' Presserende' opgaver kræver din øjeblikkelige opmærksomhed, men uanset om du rent faktisk giver dem den opmærksomhed, kan det eller ikke har noget at gøre.

  • 'Vigtig' opgaver betyder noget, og ikke at udføre dem kan have alvorlige konsekvenser for dig eller andre.

For eksempel:

  • Det er presserende at besvare telefonen . Hvis du ikke gør det, ringer den, der ringer op, og du ved ikke, hvorfor de ringede - og det kan være vigtigt. Det kan dog også være en automatiseret stemme, der fortæller dig, at du kan være berettiget til kompensation for at være blevet solgt forkert. Det er ikke vigtigt.

  • Det er vigtigt at gå regelmæssigt til tandlægen (eller så får vi at vide). Hvis du ikke gør det, kan du få tandkødssygdomme eller andre problemer. Men det haster ikke. Hvis du lader det være for længe, ​​kan det dog blive presserende, fordi du kan få tandpine.

  • At hente dine børn fra skolen er både presserende og vigtigt . Hvis du ikke er der på det rigtige tidspunkt, venter de på legepladsen eller klasselokalet og bekymrer sig om, hvor du er. Du kan også generer andre som lærere, der venter med dine børn på, at du ankommer.

  • Læsning af sjove e-mails eller kontrol af Facebook er hverken presserende eller vigtig . Så hvorfor er det den første ting, du laver hver dag? Se vores side minimering af distraktioner for at hjælpe dig med at genkende og undgå andre ting, der kan distrahere dig fra at få dine presserende og vigtige opgaver udført.

Denne skelnen mellem presserende og vigtige er nøglen til at prioritere din tid og din arbejdsbyrde, hvad enten det er på arbejde, derhjemme eller når du studerer.

Det giver dig mulighed for at finde ud af, hvad du skal gøre først, og hvad der kan være tilbage til senere eller slet ikke. For eksempel, hvis du efterlader en presserende, men ikke-vigtig opgave, kan du opleve, at den bliver unødvendig.

Ved hjælp af et gitter som prioritetsmatrix nedenfor kan hjælpe dig med at organisere dine opgaver i deres passende kategorier:

Prioritetsmatrixen hjælper dig med at kategorisere opgaver afhængigt af deres hastende betydning og betydning.

Brug af prioritetsmatrixen

For at bruge den prioriterede matrix er det bedst at gennemgå dine opgaver hver dag. Spørg dig selv hver dag:

  • Hvilke af mine opgaver skal udføres inden for de næste 48 timer?

    Det er de 'presserende' opgaver.

  • Hvilke af de presserende opgaver er vigtigere?

    Det er en god ide at liste dine opgaver i rækkefølge efter vigtighed snarere end at give dem en absolut 'vigtig / ikke vigtig' forskel.

  • Hvilke af de ikke-presserende opgaver er vigtigere?

    Igen er det en god idé at liste dem i rækkefølge snarere end at give dem en absolut skelnen.

Brug nu svarene på disse spørgsmål til at fordele dine opgaver til felterne i prioritetsmatrixen ved at følge disse regler:

  • Hver kasse skal indeholde ikke mere end omkring syv eller otte opgaver .

  • Start med boksen 'Gør nu' .

  • Afgørende er, at du ikke udsætter presserende eller vigtige ting bare fordi de er ubehagelige. De bliver ikke bedre til at udsætte.

    Hvis det er dit job at spise en frø, er det bedst at gøre det første om morgenen. Og hvis det er dit job at spise to frøer, er det bedst at spise den STØRSTE først.


    Mark Twain

  • Se derefter på mindre presserende men stadig vigtige opgaver . Beslutte hvad du vil gøre ved dem, og planlæg derefter tid i din dagbog til at gøre dem, eller overvej at delegere dem til en anden.

  • Delegeret de presserende, men lettere / mindre vigtige opgaver.

  • Fjern nu de ikke-presserende og ikke-vigtige opgaver.

  • Endelig gør arbejdet. Start din 'Gør nu' -liste. Når du er færdig med det, skal du gå videre til det planlagte arbejde eller opgaver.

    et eksempel på ikke-verbal kommunikation er ________.

Hvis der er flere opgaver, som du kan klare i en hvilken som helst kvadrant, er det tid til at a) gøre nogle, b) delegere nogle eller c) fjerne nogle.

Regelmæssig beskæring af din matrix på denne måde vil sikre, at du kan fokusere på det, der virkelig betyder noget, og holde arbejdet flydende.

En individuel dom


Det haster og / eller vigtigheden af ​​en opgave er ikke absolut. Kun du kan beslutte, hvad du virkelig synes er vigtigt eller presserende.

Nogle mennesker foretrækker f.eks. At vente, indtil de bliver bedt om en anden gang til et stykke arbejde, før de begynder at gøre det. Hvis de aldrig bliver spurgt igen, starter de aldrig arbejdet - de beslutter simpelthen, at det ikke er vigtigt nok for nogen, at de bruger tiden.


Husk også, at du og dit helbred er vigtige . Bare fordi du har meget at gøre, betyder det ikke, at det ikke er vigtigt at træne, gå en 10-minutters gåtur eller få tid til at spise ordentligt. Du bør ikke ignorere din fysiske eller mentale sundhed til fordel for mere 'presserende' aktiviteter.

Advarsel!


Hastighed og / eller betydning er ikke en fast status. Du bør gennemgå din opgaveliste regelmæssigt for at sikre, at intet skal flyttes op, fordi det er blevet mere presserende og / eller vigtigt.


Hvad kan du gøre, hvis en vigtig opgave løbende bliver ramt af listen med mere presserende, men stadig vigtige opgaver?

Overvej først, om det er virkelig vigtigt. Behøver det overhovedet at gøre det, eller har du bare fortalt dig selv, at du burde gøre det?

Hvis det virkelig er vigtigt, så overvej at delegere det. Se vores side på Delegering af færdigheder for mere.

Casestudie:
En win-win-situation fra delegering


Jenny var leder af et travlt, stærkt reaktivt team med konstante og presserende krav til sin tid. Hun vidste, at hun havde brug for at tænke på den langsigtede strategi for sit hold, men det var meget svært at afsætte tiden.

hvordan man finder den gennemsnitlige tid

I en udviklingsdiskussion udtrykte Sara, et af hendes team, sit ønske om at gøre noget mere strategisk arbejde for at opbygge sine færdigheder. Jenny så en mulighed for dem begge og tilbød Sara muligheden for at kortlægge holdets strategi.

Sara sprang på chancen og udarbejdede en nøje overvejet plan, som var et godt fundament for videre arbejde.

Personlig kontra professionel

Hvad med balancen mellem personlige og faglige prioriteter? Der er to måder at styre dette på:

  1. Inkluder begge i samme matrix

    Fordele: dine personlige genstande går ikke tabt.

    Ulemper: skal du finde en balance mellem arbejde og personlige genstande.

  2. Brug to separate matricer, og tildel separate tidsrum til håndtering af hver

    Fordele: betyder, at du kan håndtere begge dele med en realistisk opfattelse af haster.

    Ulemper: kan blive ret kompliceret.

Det er virkelig op til dig, du vælger - nøglen er at få det til at fungere for dig.


Yderligere principper for god tidsstyring

Prioritetsmatrixen er derfor nøglen til at prioritere din arbejdsbyrde. Imidlertid er tidsstyring mere end bare prioritering: det handler også om at kunne arbejde mere produktivt. Der er en række andre måder, hvorpå du kan forbedre din effektivitet og produktivitet.

  • Hold orden

    For nogle af os kan rod være både en reel distraktion og virkelig deprimerende.

    Oprydning kan forbedre både selvværd og motivation. Du vil også finde det lettere at holde øje med tingene, hvis dit arbejdsområde er pænt, og du holder dine systemer opdaterede.

    Top tip til at rydde:


    Opret tre bunker af dine ting: Hold, Giv væk og Kast væk.

    • Holde , hvis du har brug for at gemme det til dine optegnelser, eller gøre noget med det. Hvis det har brug for handling, skal du føje det til din opgaveliste.
    • Give væk , hvis du ikke vil have det, men en anden muligvis kan bruge det, og / eller det er arbejde, der kan og bør delegeres.
    • Smid væk (eller genbrug) for ting, der ikke har nogen værdi for dig eller nogen anden.

  • Brug en 'To Do' -liste

    Uanset om det er elektronisk eller papir, er lister en god måde at huske, hvad du skal gøre, og hurtigt se, hvad du har glemt.

    Overvej at fremhæve de vigtigste ting på en eller anden måde, og husk at fjerne tingene fra din liste, når de er komplette og / eller ikke længere har brug for det.

  • Vælg dit øjeblik

    Vi har alle tidspunkter på dagen, hvor vi arbejder bedre. Det er bedst at planlægge de vanskelige opgaver til disse tidspunkter.

    Du skal dog også planlægge ting, der skal gøres på bestemte tidspunkter, f.eks. Møder eller en tur til posthuset.

    En anden nyttig mulighed er at have en liste over vigtige, men ikke-presserende små opgaver, der kan udføres i de ulige ti minutter mellem møderne: kan det være det ideelle tidspunkt at sende den e-mail, der bekræfter dine feriedatoer?

  • Udsæt ikke, men spørg hvorfor du er fristet

    Hvis en opgave virkelig er presserende og vigtig, skal du fortsætte med den.

    Hvis du dog finder ud af, at du undskylder for ikke at gøre noget, så spørg dig selv hvorfor.

    Du kan være i tvivl om, hvorvidt du overhovedet skal udføre opgaven. Måske er du bekymret for etik, eller synes du ikke, det er den bedste løsning. I så fald kan du opleve, at andre er enige. Tal det om med kolleger eller din leder, hvis du er på arbejde, og familie eller venner derhjemme, og se om der er et alternativ, der måske er bedre.

  • Forsøg ikke at multitask

    Generelt er folk ikke særlig gode til multitasking, fordi det tager vores hjerne tid at fokusere igen.

    Det er meget bedre at afslutte et job, før du går videre til et andet. Hvis du skal udføre mange forskellige opgaver, skal du prøve at gruppere dem sammen og udføre lignende opgaver efter hinanden.


Bliv rolig og hold tingene i perspektiv

Måske er det vigtigste at huske at være rolig. At føle sig overvældet af for mange opgaver kan være meget stressende. Husk, at verden sandsynligvis ikke ender, hvis du ikke opnår din sidste opgave for dagen eller overlader den til i morgen, især hvis du har prioriteret fornuftigt.

At gå hjem eller få en tidlig aften, så du er i stand til i morgen, kan være en meget bedre mulighed end at overholde en selvpålagt eller ekstern deadline, der måske ikke engang betyder noget så meget.

Brug et øjeblik på at holde pause og få dit liv og dine prioriteter i perspektiv, og du kan finde ud af, at udsigten ændrer sig ganske væsentligt!


Forsæt med:
Minimering af distraktioner
Undgå udsættelse
Balance mellem arbejde og fritid