Sekretærens rolle

Se også: Tage noter

I løbet af din karriere såvel som i andre tider i dit liv kan du meget vel blive bedt om at tage referatet af et møde. Du kan endda blive bedt om at påtage dig en formel rolle som sekretær for en gruppe eller organisation, hvad enten det er frivilligt eller som en lønnet stilling.

I denne egenskab er det vigtigt, at du ved, hvad der skal gøres, og er i stand til at tage klare og nøjagtige noter, fordi sekretærens rolle primært er at oprette en officiel oversigt over mødet.

Sekretærens ansvar

Sekretærens rolle i enhver formel gruppe er at være vogter af mødeprocessen. De er normalt den person, der træffer arrangementer for møderne, herunder generalforsamlinger, og fører formelle fortegnelser over gruppens proces og beslutninger: referatet af mødet. Dette kan omfatte opbevaring af korrespondance.



Denne side fokuserer stort set på de formelle aspekter af sekretærens rolle og især det, der vedrører møder.


Forberedelse: Før mødet

Der er en række ting, som sekretæren skal vide inden et møde, hvoraf de fleste let kan finde ud af ved at spørge personen, der skal lede mødet.

De vigtigste er:

  • Hvem forventes at arrangere mødet , herunder at finde et sted og arrangere passende forfriskninger og eventuelle AV-faciliteter? Dette er ofte sekretæren.
  • Hvem er ansvarlig for at forberede dagsordenen? Hver stol har deres egne præferencer, men dette er normalt også et sekretæransvar, der arbejder med formanden. Der kan være andre mennesker, der har ret til at tilføje punkter til dagsordenen. Se vores side: Fastsættelse af en dagsorden for mere information.
  • Sekretæren har en rolle i at sikre, at dagsordenen ikke overbelastes , som kan omfatte at diskutere med formanden og andre, hvad der kan udsættes til et senere møde, og hvad der kan dækkes i en skriftlig rapport.
  • Hvilken type noter eller minutter kræves? Skal de være formelle referater, der beskriver, hvem der sagde hvad, eller korte notater, der registrerer de aftalte handlinger?
  • Hvor hurtigt skal der produceres og cirkulere noter eller referater efter mødet?
  • Hvad er processen med at rydde noterne til offentliggørelse? Nogle stole kan godt lide at godkende minutter, før de sendes videre, mens andre foretrækker, at de cirkuleres til flere vigtige deltagere på samme tid.

Hvis du er ny i din rolle som sekretær , er det også værd at finde ud af, hvem der forventes at deltage, de organisationer, de repræsenterer, og nogle af de spørgsmål, der er blevet rejst på tidligere møder.

Dette hjælper dig med at forstå, hvad der foregår. Du kan gøre dette ved at se på tidligere referater af møder og også spørge formanden, hvad der sandsynligvis vil blive drøftet.

Sekretæren er ansvarlig for at udsende papirerne til mødet. Dette vil omfatte, men er ikke begrænset til, dagsordenen, referatet af det sidste møde og eventuelle papirer til diskussion eller information.

På mødedagen

På mødedagen er der flere ting, som sekretæren skal gøre:

  • Sørg for, at du ved, hvem der forventes at deltage i mødet. Hvis bygningen har sikkerhedsvagter, skal du muligvis give en liste over deltagere.
  • Kom tidligt til mødestedet og kontroller, at alt er i orden. Hvis du er ansvarlig for mødearrangementerne, skal du sørge for, at alt er der, rummet er anbragt korrekt, alt AV-udstyr fungerer, der er nok stole og forfriskninger er ankommet.
  • Det kan være en god idé at tænke over, hvem der sidder hvor , og markér endda vores en siddeplan, da dette gør en stor forskel for den måde, mødet kører på. Du skal sikre dig, at stolen sidder centralt, og at du sidder ved siden af ​​dem.
  • Sørg for, at du har masser af ekstra kopier af papirer til dem, der ikke har medbragt en kopi. Hvis der er mange papirer, kan det være hensigtsmæssigt at arrangere dem i en mappe ved hjælp af side- / sektionsnumre, så deltagerne let kan finde papirer relateret til den aktuelle diskussion.
  • Hvis du bruger navneskilte , sæt dem ud i alfabetisk rækkefølge på et bord ved døren, hvor deltagere kan hente dem, når de ankommer.

At tage referatet af et møde

Velkomst og introduktioner

Protokollen skal indeholde en komplet liste over de tilstedeværende og alle, der sendte undskyldning.

For at redde dig ved at krumme vanvittigt, når folk præsenterer sig omkring bordet, skal du cirkulere et tilmeldingsark, der beder folk om at give deres navne, organisationer og kontaktoplysninger. Noter enhver undskyldning for fravær, der leveres under introduktioner: Folk introducerer ofte sig selv som 'Så-og-så erstatning, og forresten sender han / hun deres undskyldninger'.

Hovedforretningen

Hvordan du tager notater til mødet afhænger af, hvor formelt referatet skal være.

Hvis du kun rapporterer et kort resumé af diskussionen plus eventuelle handlingspunkter, har du råd til at lytte til diskussionen og derefter opsummere den i noteform.

Hvis det imidlertid forventes, at du skriver ned de vigtigste punkter fra de enkelte højttalere, bliver du nødt til at lave et mere fyldt sæt noter inklusive højttalernes navne eller initialer.

Det er et spørgsmål om valg, om du bruger en bærbar computer eller pen og papir til at lave noter, selvom det også er at tjekke med stolen på forhånd, især i en betalt rolle.

hvilket af følgende er en grundlæggende egenskab ved aktive lyttere?

Praktiske tip til minutskrivning


  • Udvikl din egen stenografi til nøgleord eller sætninger eller jargon i dit felt, så du bare kan bruge initialer til almindelige sætninger.
  • Brug initialer til at identificere højttalere i dine noter. Hvis du ikke er sikker på navnet, skal du bruge organisationen: ingen vil gøre indsigelse mod at blive identificeret som 'repræsentanter fra x organisation', men ikke-tildelte synspunkter kan få dig i problemer.
  • Hvis flere mennesker gør det samme, skal du blot tilføje 'X & Y aftalt'.

Se vores side: Tage noter for mere information.

Understøtter processen

Det er formandens opgave at styre mødeprocessen, men der er flere ting, som sekretæren kan gøre for at hjælpe.

Disse inkluderer:

  • Stil stille en note til stolen, der fremhæver eventuelle problemer med tidspunktet for dagsordenen eller glidningen, eller når der skal ankomme kaffe.
  • Resumé og opsummer diskussionen. Dette er især nyttigt, når folk begynder at komme med de samme punkter igen.
  • Bed om afklaring af et bestemt punkt, hvis du ikke forstår det. Chancerne er, at hvis du ikke gør det, vil andre heller ikke, og alligevel er du nødt til at forstå det for at formidle det korrekt.
  • Når en handling er blevet aftalt, skal du kontrollere, hvem der vil gennemføre den. Det er ikke ualmindeligt, at et møde er enige om, at handling er nødvendig, og hvad denne handling er, uden at tildele hvem der er ansvarlig for den. Du som sekretær kan sikre, at dette ikke sker.

Afhængigt af organisationstypen, uanset om du er på et temmelig junior niveau, eller rollen er frivillig, og du er valgt som medlem af et udvalg, er det sandsynligvis bedst at diskutere disse ansvarsområder med formanden på forhånd for at sikre dig, at din indblanding vil blive hilst velkommen.

ADVARSEL!


Det er let at blive distraheret af en interessant diskussion og glemme at skrive noget ned. Prøv altid at være fokuseret på din opgave, selv når diskussionen foregår i cirkler. Stolen opfordrer dig muligvis til at sammenfatte når som helst.


Efter mødet

Nu starter arbejdet virkelig!

Det er bedst at begynde at skrive referat så hurtigt som muligt efter mødet. Uanset hvor gennemsigtige dine noter syntes at være i mødet, vil de ikke være næsten lige så klare 24 timer senere, og hvis du forlader dem i to uger, vil du undre dig over, om det faktisk var dig i mødet.

Protokollen skal følge rækkefølgen af ​​dagsordenen. Selv hvis nogen besøgte et bestemt emne senere på mødet, skal du medtage denne diskussion under det oprindelige dagsordenspunkt. Sørg for, at du medtager alle de centrale punkter, der er drøftet, samtlige beslutninger og aftalte handlinger sammen med, hvem der er ansvarlig for handlinger.

Protokoller skrives næsten altid i fortiden , og normalt med passiv stemme ('X angav, at y skulle ske; det blev aftalt, at Z ville være ansvarlig'). Brug 'ville' i stedet for 'vilje' til det, der skal ske, især med formelle referater.

Det er et spørgsmål om stil, om du bruger fornavne, titler plus efternavne eller initialer til at henvise til dem, der taler. Tjek med stolen, eller se på de sidste minutter for at se, hvad der er gjort før, og brug den samme tilgang konsekvent.

Kontrol og godkendelse

Hvis du ikke er begyndt med minutskrivning, kan det være tilrådeligt at sende referaterne til en eller to betroede personer til at kontrollere og kommentere, før du cirkulerer dem bredere.

En af disse mennesker burde sandsynligvis være formand, medmindre de selv har bedt dig om at sende dem til en anden først. Når protokollen er godkendt af formanden, kan den cirkuleres bredere til deltagerne og om nødvendigt offentliggøres på et websted. Vær opmærksom på, at deltagere måske ønsker at rette eventuelle fejl, og rettelser skal indarbejdes i det næste sæt minutter.

Mere om møder:
Planlægning af møder | Fastsættelse af en dagsorden
Formandens rolle
Mindful møder