Fjernmøder og præsentationer

Se også: Sådan gennemføres et møde

I begyndelsen af ​​2020 ændrede coronavirus den måde, som mange mennesker arbejdede på. Ud gik ansigt til ansigt interaktion, og ind kom fjernmøder og arbejde hjemmefra. Store konferencer og begivenheder blev aflyst eller blev virtuelle næsten natten over. Vi måtte alle pludselig lære nye færdigheder i at deltage og præsentere på fjernmøder.

For mange mennesker har dette været en enorm mulighed. Det har betydet, at man ikke behøver at rejse på arbejde og fjerne stress. Nogle har måske bedt om at arbejde eksternt i nogen tid og har taget denne oplevelse og den ekstra fleksibilitet, det har tilbudt.

hvordan man finder gennemsnittet af et datasæt

Det virker usandsynligt, at vi nogensinde vender tilbage til en verden, hvor vi kun afholder forretningsmøder ansigt til ansigt, eller hvor så mange mennesker arbejder fra kontorer i centrum af byerne. Vi var allerede på vej mod en forståelse af, at ikke alle forretningsrejser var nødvendige. Dette betyder dog, at det nu er blevet en væsentlig færdighed at vide, hvordan man løber og præsenterer på eksterne møder og konferencer.




Hosting, deltagelse og præsentation

Der er tre hovedroller under fjernmøder: vært, deltagelse og præsentation.

  • Værten er den person, der 'ejer' mødet: som opretter det, styrer deltagernes evne til at tale eller deltage og afslutter mødet. De vil også beslutte, hvilken platform der skal bruges til mødet (se boks).

  • Deltagerne inkluderer alle, der deltager i mødet. De kan se og lytte eller deltage aktivt.

  • Præsentanter er dem, der holder en præsentation på et møde.

Værter for eksterne møder

Værten har betydelig magt i et fjernmøde - svarende til formand i et ansigt til ansigt møde . De får vælge den software, der skal bruges (se ramme) og styrer også, hvem der taler til enhver tid.

Værten indstiller også reglerne for mødet.

Disse kan angives af organisationen, især i en arbejdssituation. Det er dog op til værten at minde alle om forventningerne på forhånd. I invitationens e-mail skal de angive regler om påklædningskode eller andre begrænsninger. Disse kan f.eks. Omfatte ikke at bruge et soveværelse til en videokonference eller bede alle om at holde deres mikrofoner dæmpede, medmindre de er blevet bedt om at tale.

Software til fjernmøder


Der er en række software og apps til rådighed til kørsel af eksterne møder. Nogle populære muligheder inkluderer Skype, Zoom og Google Hangouts Meet.

Alle disse har fordele og ulemper.

Som vært er det vigtigt at:

  • Vælg en app, som du er fortrolig med at bruge . Især skal du vide om sikkerhedsindstillingerne, og hvordan du lukker det, hvis der sker noget utilsigtet, og du på nogen måde er 'gate-crash'.
  • Sørg for, at alle andre ved, hvad du vil bruge, og hvordan du bruger det. Giv om nødvendigt en guide eller et weblink, så folk ved, hvordan de får adgang til softwaren, og kan downloade det på forhånd.

Det er vigtigt at huske, at fjernmøder er sværere for alles koncentration end ansigt til ansigt.

Alle skal arbejde hårdere for at opfange kropssprog og andre ikke-verbale spor, så det er meget mere trættende at deltage i fjernmøder. Som vært, prøv at holde mødet kort.

Der er ting, du kan gøre for at hjælpe med dette. For eksempel kan du bede mødedeltagerne om at fortælle dig, om de har en særlig interesse i et dagsordensemne, så du ved at bede dem om at tale om det. Dette undgår at skulle vente på visuelle signaler.

'Zoom træthed'


I de tidlige dage af coronavirus-lockdown i Storbritannien var der mange historier om skoler og arbejdspladser, der forventede, at børn og voksne skulle tilbringe hele dagen på Zoom eller andre videokonferenceplatforme.

Sociale medier var fulde af mennesker, der rapporterede om udmattelse i slutningen af ​​dagen, og fænomenet blev kendt som 'Zoom træthed'.

Heldigvis blev der hurtigt foretaget tilpasninger, da alle indså, at digitale møder ikke var det samme som at sidde i et klasseværelse eller et møde hele dagen.

Men hvorfor ikke?

Det viser sig, at du skal koncentrere dig meget hårdere i et digitalt møde. Det er virkelig meget mere trættende, fordi du skal være meget mere opmærksom på de andre mennesker for at opfange kropssprog og anden ikke-verbal kommunikation. Du kan se færre af dem, og når der er mange mennesker, er det endnu sværere.

Der er, viser det sig, en meget god grund til, at grænsen for 'gratis konto' på Zoom-opkald er 40 minutter: det er fordi den er lang nok til de fleste formål.


Deltagelse i fjernmøder

Der er en række problemer, der skal overvejes, før du deltager i eksterne møder for alle deltagere, inklusive værten og eventuelle præsentanter. Disse inkluderer:

  • Valg af en passende placering

    hvordan regner du procentvis stigning

    Du skal vælge et stille værelse væk fra resten af ​​familien. Det skal også have en anstændig internetforbindelse — så undgå hvor som helst for langt fra den trådløse router, medmindre du har masser af boostere rundt om i huset. Du skal også tænke over, hvor du skal sidde. Det er bedre at have naturligt lys, men IKKE direkte bag dig, da det gør det vanskeligere at se dit ansigt.

    Et ord om baggrunde


    Det er værd at tænke over, hvad der ligger bag dig i kamerabilledet, fordi alle vil se det. En klar mur er fint, ligesom en bogreol (selvom du måske vil overveje, hvilke bøger folk vil se).

    Nogle apps giver dig mulighed for at oprette en virtuel baggrund. Dette kan dog have brug for en 'grøn skærm', og effekten kan være mindre end ideel uden det.


  • Opsætning af teknologien

    noteoptagelse er normalt en barriere for effektiv lytning

    Hvis du skal bruge kameraet og ikke kun lyd, skal du sørge for at have det i eller omkring øjenhøjde. Dette ser meget mere naturligt ud. Tjek din lyd og video på forhånd (mange apps vil gøre dette for dig, når du opretter forbindelse), og slå din mikrofon fra, medmindre du taler for at undgå at forstyrre andre højttalere.

  • Fjernelse af distraktioner

    Husk at du vil være synlig for mødeværten og andre deltagere. Fjern din telefon, eller skift den i det mindste til lydløs, så du ikke bliver distraheret af underretninger.

Forudgående forberedelse og planlægning

Som med ethvert møde er det vigtigt at forberede sig på forhånd. Faktisk er det sandsynligvis endnu vigtigere i et fjernmøde at forberede sig, fordi du måske kun får en chance for at tale.

Se på dagsordenen og tænk over de punkter, du vil komme med. Kondens dem så meget som muligt for at undgå at spilde nogens tid.

Hvis du har flere vigtige punkter at komme med, er det værd at e-maile værten på forhånd. Fortæl dem, hvad du vil sige, og hvorfor, så de ved at kalde på dig på mødet.


Præsentation ved eksterne møder

Der er en kunst at præsentere eksternt. Det er meget IKKE det samme som at præsentere personligt, og det er værd at tænke over det på forhånd. Disse ideer vil hjælpe.

  • Forkort først din præsentation. For det andet skal du forkorte det igen.

    Det er svært at holde folks opmærksomhed under en ekstern præsentation. Den bedste mulighed er at forkorte din præsentation så meget som muligt og især reducere antallet af dias. Du skal sigte mod at have nogle få, der kommer med bestemte punkter - og så bare holde det kort.

  • Opbyg mindst 5 minutters beredskabstid for folk, der mister forbindelse

    Det er irriterende, men det sker under fjernmøder: folk mister forbindelse og går glip af lidt, og du skal gå over det igen. Bygg den tid ind, og sørg for, at der stadig er tid til spørgsmål.

  • Gør din præsentation interaktiv

    Det er meget lettere for folk at koncentrere sig, hvis du kan gøre din præsentation interaktiv. Du kan bruge værktøjer til at tilføje korte spørgeskemaer til din session eller pause og stille et spørgsmål. Det er også nyttigt at give regelmæssige muligheder for at stille spørgsmål snarere end at vente til slutningen.

    Top tip! Giv folk masser af tid til at svare


    Folk tager ofte længere tid at begynde at tale i eksterne møder, fordi de vil være sikre på, at de ikke afbryder en anden.

    Det kan derfor være nyttigt at tillade længere pauser, end du normalt ville forvente, før du begynder at tale. Det er også værd at tjekke eksplicit i slutningen, at ingen andre har spørgsmål.


  • Som enhver anden deltager skal du konfigurere din teknologi på forhånd

    Vælg din placering, sørg for, at det er stille, og få din baggrund opsat. Har eventuelle dias åbne og klar til deling, og ved hvordan man gør det på forhånd.

    Hvis du vil lave en masse eksterne præsentationer, kan det være værd at investere i en separat bordmikrofon i stedet for at stole på den på din bærbare computer eller pc. Kvaliteten af ​​lyden bliver bedre. Brug af hovedtelefoner kan hjælpe som en midlertidig løsning.

  • Luk alle andre vinduer på din computer, inden du starter

    Du skal muligvis skifte mellem apps under din præsentation. Sørg for, at du ikke utilsigtet viser, hvad du gennemsøgte, eller din seneste (fortrolige) rapport ved at lukke vinduer, som du ikke bruger, Før starter din præsentation.

  • Husk, at du er på kameraet under præsentationen

    I modsætning til et møde, hvor du sandsynligvis er mindst en meter væk fra enhver anden deltager - mere i en stor præsentation - er du virkelig ret tæt på dit kamera. Kameraet vil være fokuseret på dit ansigt og hoved, og du skal se på det, IKKE på din skærm eller dine noter.

    Også dine hænder vil være mindre synlige end normalt, men dine ansigtsudtryk mere. Du skal derfor tænke på dit kropssprog og anden ikke-verbal kommunikation og sørge for, at det er så effektivt som muligt.

    hvordan man beregner procentvis stigning mellem to tal
    For mere om dette, se vores sider på Ikke-verbal kommunikation .
  • Del din præsentation bagefter

    Dette er altid vigtigt - men måske endnu mere med et fjernmøde, hvor folk måske har mistet forbindelsen og ikke ønsket at sige.




Et sidste ord

Deltagelse i eksterne møder, herunder præsentation på dem, er IKKE det samme som at være der personligt. Du er nødt til at koncentrere hårdere, og det er trættende. De er hårdt arbejde. Som deltager og især som vært eller præsentator har du en rolle at spille for at gøre dem lettere for alle. Brug af rådene på denne side hjælper dig med at gøre det.

Forsæt med:
Kommunikationsegenskaber
Tips til effektive præsentationer