Forberedelse til en præsentation

Se også: Skrivning af din præsentation

Forberedelse er den vigtigste del af en vellykket præsentation. Det er et absolut afgørende fundament, og du skal bruge så meget tid på det som muligt og undgå genveje. God forberedelse vil sikre, at du har tænkt nøje over de meddelelser, du vil (eller har brug for) at kommunikere i din præsentation, og det vil også hjælpe med at øge din selvtillid.

Der er en række aspekter, som du skal overveje, når du forbereder en præsentation. De inkluderer formålet med præsentationen, emnet, publikum, mødested eller sted, tid på dagen og længden af ​​samtalen. Alle disse vil påvirke, hvad du siger, og hvordan du siger det, såvel som visuelle hjælpemidler som du bruger til at få din pointe frem.


Målet

Når du bliver bedt om at holde en præsentation eller tale med en gruppe mennesker, skal du starte med at spørge formålet med præsentationen.



Med andre ord, hvad forventes præsentationen at opnå, og hvilket resultat forventer arrangørerne og publikum?

Disse resultater vil forme din præsentation, fordi den skal være designet til at nå målet og levere de ønskede resultater.

For eksempel kan du blive bedt om at holde en tale til en havearbejde klub. Man får måske at vide, at formålet med samtalen er at udfylde en regelmæssig mødeplads, og at medlemmerne af klubben har udtrykt ønske om at lære mere om beskæring. Du ved derfor, at din tale skal være underholdende, ret let, men kyndig, og at dit publikum ønsker at lære noget nyt.

TOPP TIP!


Når du forbereder din præsentation, skal du fortsætte med at spørge dig selv:

'Hvordan vil det at sige dette hjælpe med at nå målet og resultaterne?'


Emnet

Emnet for din præsentation eller snak om kommer fra målet. De er forbundet, men de er ikke nødvendigvis nøjagtigt den samme ting.

For eksempel:

  • Emnet kan blive givet til dig af den organisation, der har inviteret dig (såsom at tale om beskæring til haveklubben).

  • Du kan være vidende inden for et bestemt felt (måske har du interesse i lokalhistorie).

  • Emnet kan være helt dit valg inden for visse begrænsninger (du kan f.eks. Blive bedt om at give et præsentation ved et interview på et projekt, som du føler har specielt udviklet dine færdigheder).


Publikum

Før du forbereder materiale til en præsentation, er det værd at overveje dit potentielle publikum.

Det er vigtigt at skræddersy din tale til publikum, og følgende punkter skal overvejes:

  • Gruppens eller publikums størrelse forventes.

    algebra symboler og hvad de betyder
  • Aldersområdet - en tale rettet mod pensionister vil være helt forskellig fra en, der er rettet mod teenagere.

  • Køn - vil publikum overvejende være mand eller kvinde?

  • Er det et publikum i fangenskab, eller vil de være der af interesse?

  • Vil du tale i deres arbejde eller fritid?

  • Ved de noget om dit emne allerede, eller vil det være helt nyt for dem? Er emnet en del af deres arbejde?

  • Er du der for at informere, undervise, stimulere eller provokere?

  • Kan du bruge humor, og hvad er der i så fald anset for passende? Hvis du er i tvivl om dette, er det sandsynligvis bedst at undgå alt, hvad der endda er eksternt.


Stedet

Det er vigtigt at have så mange forhåndsoplysninger som muligt om det sted, hvor du skal tale.

Det kan være nyttigt at arrangere at se lokalet inden arrangementet. Det gør meget for at dæmpe frygt, hvis du kan visualisere stedet, mens du forbereder din tale. Selvom du ikke kan besøge, vil du sandsynligvis finde det nyttigt at vide:

  • Rummets størrelse

  • Siddearrangementerne (for eksempel teaterstil med sæderækker eller rundt bord)

  • Tilgængeligheden af ​​udstyr, fx mikrofon, bærbar computer og projektor, flip chart;

  • Tilgængeligheden af ​​strømpunkter, og hvis der kræves en forlængerledning til alt udstyr, du har til hensigt at bruge;

  • Hvis rummet har gardiner eller persienner. Dette er relevant, hvis du agter at bruge visuelle hjælpemidler, og så du kan sikre den korrekte stemning til din præsentation;

  • Lysafbrydernes position. Kontroller, om du har brug for nogen til at hjælpe, hvis du bruger audio / visuelt udstyr og har brug for at slukke for lysene;

  • Sandsynligheden for distraktioner udefra, f.eks. Støj fra et andet rum; og

  • Tilgængeligheden af ​​parkeringsfaciliteter, så du ikke har en lang gåtur med udstyr, du måske har brug for.

Hvis disse oplysninger ikke er tilgængelige på forhånd, vil det hjælpe med at komme der lidt tidligt og give dig tid til at konfigurere.

hvilken sætning bruger korrekt spænding

Tiden

Der er ofte ingen fleksibilitet på det tidspunkt af dagen, hvor en præsentation foretages. Det påvirker dog, hvad du kan gøre, og hvordan du kan organisere din præsentation på grund af den sandsynlige tilstand for dit publikum (se ramme).

Hvordan tid på dagen kan påvirke dit publikum


Morgen:

Morgenen er det bedste tidspunkt at tale, fordi folk generelt er mest opmærksomme. Men når det kommer mod frokosttid, begynder folk at føle sig sultne og miste koncentration. Dette gælder især, hvis begivenheden ikke har inkluderet en kaffepause.

Eftermiddag:

hvordan man ikke bliver stresset

Efter frokost føler folk ofte søvnighed og sløvhed. Hvis du får en plads umiddelbart efter frokost, er det en god ide at få dit publikum involveret. En diskussion eller at få dit publikum til at bevæge sig rundt fungerer meget bedre end blot at præsentere mange dias. Et flipover kan også være et mere nyttigt værktøj end en bærbar computer og projektor, især hvis det betyder, at du kan åbne persienner og bruge naturligt lys.

Mod slutningen af ​​eftermiddagen har folk en tendens til igen at miste koncentrationen, da de begynder at bekymre sig om at komme hjem, trafikken eller samle børn fra skolen.

Aften eller weekend:

Uden for almindelig kontortid er det mere sandsynligt, at folk er til stede, fordi de vil være i stedet for fordi de skal være der. Der er en større chance for publikums opmærksomhed om aftenen. Men hvis præsentationen fortsætter for længe, ​​kan folk blive nødt til at rejse, før du er færdig. Folk vil også være mindre tolerante over for en dårlig præsentation, fordi du er i deres tid, ikke deres arbejdsgiver.


Længde af samtale

Find altid ud af, hvor længe du skal tale, og kontroller, om dette inkluderer eller udelukker tid til spørgsmål.

Find ud af, om der er andre højttalere, og hvis ja, hvor du er placeret i køreklar rækkefølge. Vælg aldrig at gå sidst. Pas på overkørsel, da dette kan være katastrofalt, hvis der er andre højttalere, der følger dig.

Det er vigtigt at huske, at folk har svært ved at opretholde koncentrationen i lange perioder. Dette er en god grund til at gøre en præsentation kortfattet, velstruktureret og interessant. Sigt i 45 minutter som en maksimal præsentation af en session, og lad helst mindst 10 eller 15 minutter have spørgsmål. Ingen har noget imod at afslutte en session tidligt.


Forhåndsinformation

Kontroller altid, hvilke oplysninger du skal give på forhånd.

Arrangører af store begivenheder og konferencer kan ofte lide at have alle PowerPoint-præsentationer flere dage før begivenheden. Dette giver dem tid til at indlæse alle præsentationer og sørge for, at de er korrekt mærket til arrangementet.

Nogle begivenheder har også brug for højttalers biografier på forhånd for at indsætte konferencelitteratur. Når du bliver bedt om at holde præsentationen, skal du sørge for at spørge, hvad der er nødvendigt for hvornår - og derefter levere det.

Du vil ikke være populær, hvis du møder op på dagen og meddeler, at du har omskrevet din præsentation i toget fuldstændigt. Det er fuldt ud muligt, at arrangørerne måske endda ikke er i stand til at imødekomme dette, for eksempel hvis audiovisuelt udstyr leveres af et separat firma eller af lokalet.


Og endelig…

At blive bedt om at holde en præsentation er en ære og ikke en opgave.

Du repræsenterer din organisation eller dig selv, hvis du er selvstændig. Du er heller ikke der med ret, men efter invitation. Det er derfor vigtigt, at du lægger tid og kræfter på at sikre, at du leverer, hvad dit publikum ønsker. På den måde kan du bare blive inviteret tilbage en anden gang.


Forsæt med:
Organisering af præsentationsmaterialet