Planlægning og strukturering af effektive møder

Se også: Sådan gennemføres et møde

Folk deltager i møder af mange forskellige årsager, herunder arbejde, personlige interesser og fritidsaktiviteter.

De fleste mennesker bliver nødt til at deltage i møder på et eller andet tidspunkt i deres liv, og mange mennesker gør det regelmæssigt.

Møder kan finde sted på arbejdspladsen inden for en organisation, en sportsgruppe, en forældrelærerforening, kirkegruppe eller et af et utal af andre udvalg.



Denne side undersøger, hvordan møder er struktureret i en formel situation. Den undersøger, hvordan god forberedelse og en effektiv formand kan bidrage til et mødes succes og give en følelse af retning eller formål.

Nogle møder lader deltagerne føle, at de har spildt deres tid, da der ikke er opnået lidt, og det kan skyldes mange grunde. Denne side ser på årsagerne til, at møder kan være mindre vellykkede og giver hjælp og råd, så du får mest muligt ud af de møder, du er involveret i.


Hvad er et møde?

Med henblik på denne side er et møde at mødes af tre eller flere mennesker, der deler fælles mål og mål, og som gennem brug af verbal- og skrevet kommunikation bidrager til de mål, der nås.

Formålet med møder

Møder er et vigtigt organisatorisk værktøj, da de kan bruges til at:

  • Pool og udvikle ideer
  • Plan
  • Løse problemer
  • Tage beslutninger
  • Skab og udvikle forståelse
  • Tilskynd entusiasme og initiativ
  • Giv en følelse af retning
  • Opret et fælles formål

Mens møder kan variere i størrelse, indhold og tilgang, har effektive møder alle følgende tre elementer til fælles:

hvad er længde gange bredde gange højde

  1. Et særpræget formål eller mål
  2. Brug af effektiv kommunikation
  3. En kontrolleret situation

Komponenter af møder

Et møde kan opdeles i følgende tre hovedkomponenter:

  • Indhold er den viden, information, erfaring, ekspertise, meninger, ideer, holdninger og forventninger, som hver enkelt bringer til et møde.
  • Interaktion er den måde, hvorpå deltagerne arbejder sammen om at håndtere indholdet af et møde. Dette inkluderer deltagernes følelser, holdninger og forventninger, som har direkte indflydelse på samarbejde, lytning, deltagelse og tillid.
  • Struktur er den måde, hvorpå både informationen og deltagerne er organiseret for at nå mødets formål / mål.

Typer af møder

Der er mange forskellige typer møder; her fokuserer vi på dem, der plejede at:

  • Informere
  • Konsultere
  • Løse problemer
  • Tage beslutninger

Informere møder

Dette er de mest enkle møder, hvor et medlem, normalt formanden, har faktiske oplysninger eller en beslutning, der berører alle de tilstedeværende, som han / hun ønsker at kommunikere. Sådanne møder har tendens til at være formelle, da deres mål er at give medlemmerne en reel forståelse og diskutere implikationer eller hvordan de kan udnytte sådan information bedst.

Rådgivende møder

Dette er møder, der bruges til at diskutere en bestemt politik eller innovation og kan bruges til at få deltagernes syn på en sådan politik eller idé. Et eksempel kan være:

  • Gennemgå en nuværende politik
  • Angiv dens mangler
  • Foreslå ændring
  • Understrege fordelene ved en sådan ændring
  • Indrøm eventuelle svagheder
  • Inviter kommentarer

Problemløsning på møder

Disse møder er afhængige af, at formanden beskriver problemet så tydeligt som muligt. Medlemmerne skal vælges i henhold til deres erfaring, ekspertise eller interesse og derefter gives så mange oplysninger som muligt for at sætte dem i stand til at generere ideer, tilbyde rådgivning og nå konklusioner. (Se også: Problemløsning )

finde volumen af ​​en cirkel

Beslutningsmøder

Disse typer møder følger en etableret fremgangsmåde:

  • Beskrivelse af problemet
  • Analyse af problemet
  • Tegn ideer
  • Beslut hvilken der er bedst
  • Nå konklusioner

(Se også: Beslutningstagning )

Mange organisationer, klubber og foreninger afholder regelmæssige møder for at gøre det muligt for medlemmerne at rapportere og diskutere fremskridt og arbejde i hånden for at overveje den nuværende og fremtidige planlægning. Sådanne møder kan indeholde elementer fra hver af de fire eksempler ovenfor.


Planlægning og forberedelse til et møde

Af afgørende betydning for succes for ethvert møde er holdning og ledelse af formand . På et møde er formanden leder og skal som sådan udføre den samme funktion som lederen af ​​enhver arbejdsgruppe.

For at et møde skal være effektivt, skal formanden:

  • Planlæg, organiser og styr diskussionen om emner på dagsordenen.
  • Vedligehold gruppen ved at opmuntre og udvikle harmoniske relationer.
  • Motiver individerne ved at opmuntre alle til at bidrage, belønne deres indsats og støtte dem i eventuelle vanskeligheder.

Før ethvert møde skal formanden stille og løse følgende spørgsmål:

  • Hvad er formålet med mødet?
  • Er et møde passende?
  • Hvordan skal mødet planlægges?
  • Hvem skal deltage i mødet?
  • Hvilken forberedelse kræves der til mødet?

Hvad er formålet med mødet?

Alle møder skal have et formål eller mål, og formanden skal stille spørgsmål, spørgsmål som:

  • Hvad skal der opnås med dette møde?
  • Er der behov for rådgivning om et bestemt emne?
  • Er der opstået et problem, der kræver hurtig diskussion?
  • Er dette et regelmæssigt møde for at holde medlemmerne 'i kontakt'?

Er et møde passende?

Formanden skal altid overveje, om et møde er nødvendigt, eller om et andet kommunikationsmiddel er mere passende, for eksempel notater eller e-mails, der er målrettet mod enkeltpersoner, der inviterer til kommentarer. Unødvendige møder kan spilde tid, føre til frustration og negativitet og kan nedsætte motivationen til at deltage i fremtidige møder.

Hvordan skal mødet planlægges?

Dette afhænger meget af, hvilken type møde der skal afholdes. Der skal være en begrundelse bag hvert møde, uanset hvor lavt niveau eller uformelt, og dette vil stort set diktere indholdet og angive, hvordan planlægning skal fortsætte.

Hvem vil deltage i mødet?

Dette afgøres ofte af selve mødets art. I en lille organisation kan et møde godt omfatte alle medarbejdere, mens en arbejdsgruppe eller et udvalgsmøde allerede vil have sine medlemmer forudbestemt. I en stor organisation eller afdeling kan det personale, der deltager, muligvis repræsentere andre. Det er vigtigt, at de berørte enkeltpersoner realiserer de fulde implikationer af en sådan repræsentation, da de ikke kun taler for sig selv. Møder uden for arbejdspladsen kan omfatte medlemmer af bestyrelsen eller andre interesserede parter.

Hvilke forberedelser er der behov for til mødet?

Hvis der skal komme maksimalt bidrag fra alle deltagere, bør formålet med mødet anerkendes af alle. Det mest håndgribelige udtryk for dette er den dagsorden, der på forhånd skal cirkuleres til alle de inviterede til mødet. Dagsordenen skal:

  • Giv mødets tid og sted.
  • Angiv de emner, der skal dækkes, og angiv, hvem der vil introducere dem.
  • Få vedhæftede relevante papirer.
  • Giv den tid, mødet lukkes.

Dagsordenen: Dette er oversigtsplanen for mødet. I de fleste formelle møder udarbejdes det af sekretær i samråd med formand . Sekretæren skal cirkulere dagsordenen i god tid før mødet inklusive eventuelle ledsagende papirer. Sekretæren anmoder også om punkter til optagelse på dagsordenen.

Regelmæssige møder starter ofte med referatet fra det sidste møde efterfulgt af 'spørgsmål der opstår' som danner et link til hvad der er sket i det foregående møde. De fleste møder afsluttes med 'enhver anden forretning' (AOB), der giver alle mulighed for at rejse reelle varer i sidste øjeblik; skønt mere formelle møder kan have AOB-emner opført på dagsordenen.

Et eksempel på en dagsorden kan være:

hvad hedder formen med 6 sider
  • Undskyld for fravær.
  • Protokol fra sidste møde.
  • Sager, der opstår (fra referat fra sidste møde).
  • Punkt 1 - Uddannelse og udvikling.
  • Punkt 2 - Rapport om finansiering.
  • Punkt 3 - Finans og udstyr.
  • A.O.B. (Enhver anden forretning).
  • Tid og dato for næste møde.

Der kan selvfølgelig være flere punkter på dagsordenen. Du kan finde ud af mere på vores side: Indstilling af dagsorden .

Forsæt med:
Sådan gennemføres et møde
Fjernmøder og præsentationer