Minimering af distraktioner og tidsvindere

Del af: Tidsadministration

Der er mange ting i livet, der potentielt kan spilde meget tid. Ved at minimere distraktioner og fjerne tidskrævende fra vores dag kan vi opnå mere og potentielt blive mere succesrige.

Selvom følgende liste er rettet mod arbejdspladsen, kan mange af ideerne anvendes på andre travle tider i livet - når du har brug for at komme videre og undgå så mange distraktioner som muligt.

Ved kun at bruge nogle af disse enkle ideer kan du øge din produktivitet og bruge din tid mere effektivt.




telefon

  • Når du har travlt, skal du slå dine telefoner til lydløse.
  • Brug voice-mail klogt og afsæt tidspunkter for at returnere ubesvarede opkald.
  • Planlæg tidspunkter på dagen, hvor du modtager opkald - lad andre kende din tidsplan.
  • Lad en personlig mobiltelefon ikke give nummeret til din chef eller kolleger. Venner og familie kan derefter stadig nå dig i en nødsituation.
  • Når du ringer eller modtager et opkald: vær høflig, lyt og præciser, men prøv at undgå overdreven småtale, hvis du holder opkaldene så korte som muligt. Se vores sider Lyttefærdigheder og Afklaring for mere information.
  • Foretag opkald stående, forskning viser, at folk, der står, mens de er i telefonen, holder deres samtaler korte.
  • Hvis du accepterer at påtage dig opgaver som en del af telefonsamtalen, skal du straks reagere på dem - selvom det betyder at føje dem til din 'opgaveliste'.
  • Gem numre, som du ofte ringer til i din telefon, eller opbevar en liste, der er let tilgængelig i nærheden af ​​telefonen.

E-mail

  • Tjek kun dine e-mails et par gange om dagen. Luk din e-mail-klient, når den ikke bruges. Nye e-mails, der blinker op på din computerskærm, kan være en enorm distraktion og tidsspild.
  • Konfigurer mapper og regler i din e-mail-klient, der hjælper med at filtrere og filere e-mail-meddelelser automatisk.
  • Planlæg en tidsblok hver dag til afsendelse og svar på e-mails. Lad ikke e-mails bygge op til uhåndterbare niveauer.
  • Slet alle spam-e-mails med det samme.
  • Slet alle irrelevante e-mails med det samme. Dette inkluderer 'generelle' e-mails, der ikke specifikt involverer dig. Mennesker i organisationer bruger ofte funktionen 'Svar til alle' i deres e-mail-klient. Selvom sådanne e-mails kan være relevante for bestemte personer eller afdelinger, hvis du ikke er en af ​​dem, skal du slette.
  • Videresend e-mails til nogen, der kan give et bedre svar, hvis det er relevant.
  • Prøv kun at håndtere hver relevant e-mail, læs og svar med det samme inden for din planlagte tid. Når du er færdig, skal du sende e-mailen væk.
  • Vær forsigtig med e-mails, der er markeret som presserende eller høj prioritet ... de er muligvis ikke.

Post

  • Åbn din post nær en affaldspapirkurv og skraldespand, hvad du kan straks.
  • Håndter mail straks, hvis det er muligt, læs, behandl og svar eller handling. Målet er kun at håndtere hvert stykke post en gang.

Computere

  • Sluk for applikationer til onlinemeddelelser.
  • Luk programmer og dokumenter, når du er færdig med at bruge dem - arkiver dine dokumenter på en logisk måde. Dette fjerner ikke kun distraktioner, men betyder også, at din computer har flere ressourcer til at udføre det næste job.
  • Luk websider, når du er færdig med at læse dem. Dette er især vigtigt for nyheds- eller sociale netværkssider, hvor information opdateres konstant.
  • Hvis du er fristet til at distrahere dig selv med et computerspil, skal du enten rationere den tid, du spiller, eller afinstallere det fra din computer.
  • Sørg for, at din computer er beskyttet mod vira og malware. Sikkerhedskopier dit arbejde Brug et USB-pen-drev til at bære vigtige dokumenter og filer, men glem ikke at beskytte det med adgangskode.
  • Arbejd inden for dine muligheder, når det er muligt. At prøve at lære nye it-færdigheder, når du er presset på tid, kan være en katastrofe, bede nogen om hjælp eller finde en enklere måde at nå dit mål på. Planlæg tid i fremtiden for at lære specifikke it-færdigheder.

Arrangerede møder

  • Deltag kun i møder, der er relevante for dig. Er mødet nødvendigt, og har det et specifikt formål?
  • Målet er at ankomme til tiden til møder, hverken tidligt eller sent.
  • Kend formålet med mødet og få en kopi af dagsordenen på forhånd. Sørg for at forlade mødet tidligt, hvis det kun er delvist relevant.
  • Enig på forhånd, hvor længe møderne løber. Start og afslut mødet til tiden.
  • Brug en tidsbestemt dagsorden, især til længere møder, eller hvor formanden er mindre effektiv.

Besøgende - Impromptu-møder

  • Fortæl folk, hvornår du er tilgængelig til at mødes med besøgende.
  • Planlæg tidsfrister, hvor du kan mødes med besøgende og henvise til disse som aftaler - prøv at begrænse hver aftale til 10 eller 15 minutter. Ordet udnævnelse er mere formelt, og folk er mindre tilbøjelige til at tro, at de 'popper ind til en chat' og mere sandsynligt kommer af en bestemt grund.
  • Lær at sige nej. Hvis besøgende ankommer på et ubelejligt tidspunkt, så forklar høfligt, at du ikke kan se dem og planlægge besøget til et gensidigt praktisk tidspunkt.
  • Glem ikke at planlægge tid til at tilbringe med venner!

Familieforpligtelser

  • Brug en kalender, som hvert familiemedlem er ansvarlig for at registrere deres forpligtelser og aktiviteter. Inkluder klubber og samfund, sociale begivenheder, fridage, læge- og tandlægeudnævnelser, planlagte begivenheder såsom helligdage og biltjenester, frisørudnævnelser, besøg fra venner og udvidet familie - så meget information som muligt, så hver dag kan styres effektivt.
  • Brug en bakke eller kasse til at holde vigtige papirer sammen nær kalenderen. Inkluder aftalepåmindelser, telefonbeskeder og andre relevante dokumenter. Smid dokumenter, så snart de udløber.

Stress

  • Når vi har travlt, er vi mere tilbøjelige til at have et kortere temperament, end når vi er mere afslappede. Små ting er mere tilbøjelige til at irritere os, og vi er mere tilbøjelige til at føle os stressede eller vrede. Stress og vrede vil begge potentielt spilde mere tid - og du risikerer at skade dit helbred og andres følelser. Forsøg altid at være så rolig som muligt, lad andre vide, at du har travlt, og at du har brug for tid til at udføre dine opgaver. Folk er normalt forstående og kan endda tilbyde at hjælpe!

Se vores sider: Hvad er stress? og Hvad er vrede? for mere.

Forsæt med:
Undgå udsættelse
Hvor gode er dine tidsstyringsfærdigheder? Quiz