Styring af en pressekonference

Se også: Skrivning af en pressemeddelelse

Pressekonferencer er mediebegivenheder. De er designet til enten at få positiv pressedækning af en meddelelse fra din organisation, måske om en ny politik, et produkt eller en ny tjeneste, eller for at begrænse negativ dækning af et problem eller en katastrofe.

Pressekonferencer er i modsætning til enhver anden præsentationsmulighed, og konsekvenserne kan være alvorlige, hvis du ødelægger, så det er værd at finde ud af, hvordan du styrer dem godt.


Hvornår skal der afholdes en pressekonference

Der er mange måder at få mediedækning på. En pressekonference bør kun bruges under tre omstændigheder:



1. Når du har store nyheder at kommunikere

Pressekonferencer tager en hel del organisering, og de er ikke lette begivenheder at administrere. Du vil derfor kun holde en, når du har virkelig store nyheder at kommunikere, og ønsker at få den ud til et stort publikum så hurtigt som muligt.

hvad er bodmas regel i matematik

2. Når nyheden er ved at gå i stykker

Ingen journalist, der er deres salt værd, vil møde op til en pressekonference, hvis nyheden allerede er brudt. Det skal være 'nye' nyheder. Den eneste undtagelse er, hvis du reagerer på en katastrofe, men selv da skal pressekonferencen være første gang, du giver et formelt svar, eller hvis du skal have noget nyt at dele med medierne.

3. Hvornår journalister vil vide det

Hvis ingen spørger, vil sandsynligvis ingen vide det, og pressen dukker ikke op på din pressekonference. Tiden til at afholde en pressekonference er, når du ikke kan styre telefonerne, fordi så mange journalister søger information.


Logistikken for pressekonferencer

Større organisationer kan godt have et pressekontor, hvis opgave det er at arrangere pressekonferencer og rådgive dig om at gøre det.

Hvis ikke, er der flere områder at overveje:

Timing

24-timers rullende nyheder har snarere ændret landskabet for pressekonferencer, men det er stadig værd at huske, at nyhedsorganisationer muligvis sigter mod bestemte tv-slots.

En pressekonference midt om morgenen giver dig den bedste chance for at ramme en af ​​disse slots. Midt i ugen betragtes også generelt bedre, da det er mere støjsvagt for nyheder.


Beliggenhed

Du behøver ikke gå nogen steder i lyst til at holde en pressekonference.

Et mødelokale vil gøre, forudsat at der er et passende 'topbord' og masser af plads til pressen. Men hvis du går et andet sted, skal du ikke glemme at besøge for at kontrollere, at mødestedet er passende, og sørg også for, at du har en 'plan B', hvis der er et problem.

Hvis du er reagerer på en katastrofe , kan det være en god idé at være på stedet for problemet. Hvis ikke andet, vil det vise, at dit tophold er på stedet og ikke 500 miles væk.

Det vigtige punkt er, at dit sted er let for medierne at komme til og også udstyret med alt det nødvendige udstyr til dem.


Udstyr

Du vil have professionelt lydudstyr, så lej det om nødvendigt fra et PR-firma, der kan rådgive dig om, hvad du har brug for.

Sørg også for at få en tekniker, der kan løse eventuelle problemer. I det mindste har du brug for mikrofoner, så alle kan høre, hvad dine højttalere siger.

tænkning færdigheder kritisk tænkning og problemløsning

Det kan også være nyttigt at filme begivenheden, i tilfælde af at nyheder andre steder betyder, at nogle presseteams ikke deltager. Sørg også for, at der er et stærkt mobiltelefonsignal og en Wi-Fi-forbindelse med adgangskoden frit tilgængelig.


Mediesæt

Du bliver nødt til at angive en mappe med oplysninger, herunder en pressemeddelelse , detaljer om deltagere på pressekonferencen, citater fra seniorledere i organisationen og eventuelle partnere, du kan overtale til at sige noget positivt plus detaljer om eventuelle planer. Inkluder også et websted med yderligere information.


Mennesker

Du skal overveje, hvem der skal deltage. Hvem er bedst fra din organisation?

Vælg mennesker med høj troværdighed, der vil være i stand til at tale godt og artikuleret, herunder som svar på spørgsmål.

Bør du også inkludere repræsentanter fra interessentorganisationer? Skal de tale, eller bare være tilgængelige for at besvare spørgsmål og give interviews bagefter?

Ideelt set vil du kun have en eller to højttalere, men sørg for, at alle, der deltager, kan blive for at give medieinterviews bagefter, da dette vil sikre, at alle journalister, der bliver omdirigeret, kan dukke op sent og stadig få historien.


Viser

Sørg for, at området bag dine højttalere er blankt og / eller har dit organisatoriske logo.

Du vil ikke have, at dine højttalere skal vises på tv med rør, der tilsyneladende stikker ud af deres hoveder, eller noget der distraherer, der foregår bagved. Hvis det er muligt, skal du medtage detaljer om din organisations websted på baggrunden og / eller podiet eller bordet.


Moderator

Overvej at bruge en moderator til at gennemføre begivenheden, fx introducere talere og rette spørgsmålene til den rette person. Du kan for eksempel bringe en erfaren PR-person til moderat eller endda en venlig journalist.


Inviterer pressen

Det lyder indlysende, men glem ikke at lade lokal og, hvis relevant, national presse vide, at du holder en pressekonference!


Styring af pressekonferencen

Der er to hovedområder, der skal overvejes her: præsentere dine oplysninger og svare på spørgsmål.

Præsentation af information

Der er virkelig kun en vigtig regel her: hold den kort.

Sig hvad du har brug for at sige, og stop derefter. Hvis du har mere end en højttaler, skal du orientere hver enkelt om at gøre tre til fem point over højst cirka tre til fem minutter. Hele pressekonferencen skal vare højst 45 minutter inklusive spørgsmål.

Gør ikke bruge PowerPoint eller andre visuelle hjælpemidler.

er over procent over 100 lommeregner

Fokuser på den historie, du vil fortælle. Journalister er travle mennesker: hvis du kan give dem en historie, de kan bruge, gør det deres liv meget lettere. Dette gør det mere sandsynligt, at de ikke vil lede efter en anden vinkel, men vil bruge den, du har givet dem.

Hvis du ikke giver dem en historie, finder de deres egen, og du kan ikke lide det.

Besvare spørgsmål

Dette er sandsynligvis den sværeste del af at styre en pressekonference, fordi du ikke ved, hvad der kommer op.

Forbered så meget som muligt på forhånd ved at finde ud af, hvad der kan blive bedt om, og sammensæt et godt svar på hvert vanskeligt spørgsmål. Det er en god idé at øve med nogen, der foregiver at være journalister. Hvis du har mere end en person, der taler på pressekonferencen, skal du på forhånd aftale, hvem der skal besvare hvilke typer spørgsmål.

Sørg også for, at din moderator er opmærksom på spørgsmål, der ligger uden for pressekonferencen, især hvis de er fjendtlige. De skal være klar til at springe ind og sige noget som:

”Jeg er bange for, at dette spørgsmål ligger uden for vores anvendelsesområde i dag. Vil nogen stille et spørgsmål om det materiale, vi har diskuteret? '

Pas på journalister, der frister dig til at bruge bestemte sætninger ved at 'inficere' dig. De vil måske have tilbud, som de kan bruge uden for sammenhængen, fordi de skaber gode overskrifter.

Eksempel: Infektiv tekst


Under et presseledelsesuddannelsesarrangement foregav et team af studerende at være bestyrelsen for den store supermarkedskæde, der holdt en pressekonference. En journalist sagde:

Kan du fortælle os mere om denne forgiftede mad, der er fundet i en af ​​dine butikker?

Gruppen så forbavset på hinanden. Briefingen til øvelsen havde ikke nævnt forgiftet mad, og faktisk var det bare journalisten, der spillede spil for at se, hvad der ville ske. En af dem tog ordet.

Vi indrømmer ikke nogen forgiftet mad .

Så snart hun sagde det, indså hun, at hun var blevet fanget ud. Et citat ude af sammenhæng og en overskrift til avisen den næste dag, havde det været en rigtig pressekonference.

Pressekonferencer omkring dårlige nyheder og især ulykker eller katastrofer er et specielt tilfælde. Se vores side på Krisekommunikation for mere.


Efter begivenheden

Det er en god ide at følge op med lokale og nationale nyhedsteam for at sikre, at de får alt, hvad de har brug for.

hvordan man beder om kompensation for dårlig service

Især hvis der var en anden begivenhed på dagen, og nogle presseteams ikke kom til din pressekonference, skal du ringe og fortælle dem, at du har en optagelse, og sende et mediesæt via e-mail. De kan muligvis bruge noget af det, selvom de ikke var der. Du kan også tilbyde at oprette interviews med deltagerne senere, hvis det er nødvendigt.

Det er også god praksis at dele nyhedsdækning selv via sociale medier og dit eget websted for maksimal omtale og også at gennemgå din pressekonference og den resulterende dækning for at se, hvad du kan lære af det.

Forsæt med:
Krisekommunikation: Styring af presse og PR omkring katastrofer
Selvpræsentation i præsentationer