Afholdelse af et møde

Se også: Mindful møder

Hvis der er truffet passende forberedelser, er scenen indstillet til et effektivt møde.

Dagsordener vil være produceret og cirkuleret. Deltagerne ankommer med at vide, hvad der skal diskuteres, og med tilstrækkelig baggrundsinformation til at yde relevante bidrag. Hvis det er relevant, vil de have konsulteret mennesker, de repræsenterer, og drøftet eventuelle relevante spørgsmål.

Se vores side: Møder - planlægning og struktur at lære hvordan.




Denne side undersøger rollen som formanden, hvis opgave det er at lede mødet.

Formandens rolle

På et mere formelt møde vil formanden redegøre for formålet med mødet og minde medlemmerne om, hvorfor de er der.

I et sådant møde er der ringe behov for at henvise til denne procedure, da dette er implicit i den etablerede etikette, nemlig:

hvad betyder udtrykket empati
  • Formanden styrer mødet.
  • Alle bemærkninger adresseres gennem stolen.
  • Medlemmer afbryder ikke hinanden.
  • Medlemmerne sigter mod at nå til enighed.
  • Der afstemmes, hvis der ikke opnås enighed.
  • Flertallet vinder afstemningen.
  • Alle medlemmer accepterer flertalsafgørelsen.

Dette er en model men alternative modeller kan vedtages.

Når drøftelser er i gang, er det formandens ansvar at sikre, at det fortsætter med at flyde jævnt ved at involvere alle tilstedeværende medlemmer og ved ikke at tillade en eller to personer at dominere mødet. Resumé af formanden under møder kan:

  • Angiv fremskridt eller mangel på.
  • Fokuser igen på diskussion, der er gået væk fra pointen.
  • Afslut et punkt og før til det næste.
  • Fremhæv vigtige punkter.
  • Hjælp sekretær Hvis det er nødvendigt.
  • Afklar enhver misforståelse.

Formanden skal tempo mødet og sikre, at det løber til tiden. Hvis planlægningen er udført korrekt, bør dette ikke vise sig at være et problem.

Ved afslutningen af ​​et møde skal formanden minde medlemmerne om, hvad de har opnået, og takke dem for deres bidrag. Endelig skal tidspunkt og dato for det næste møde arrangeres. Igen er dette en fælles model for effektive møder, vellykkede resultater kan opnås på forskellige måder med forskellige strategier til forskellige formål, så tilpas det efter behov til specifikke situationer.


Medlemmernes rolle

Selv om det er formandens rolle at lede mødet, er alle medlemmers deltagelse også grundlæggende for mødets succes.

For at sikre et effektivt møde skal alle deltagere:

  • Foretag enhver nødvendig forberedelse inden mødet.
  • Ankommer til tiden.
  • Hold et åbent sind.
  • Lyt til andres meninger.
  • Deltage.
  • Undgå at dominere sagen.
  • Undgå konfliktsituationer.
  • Undgå sidesamtaler, der distraherer andre.
  • Stil spørgsmål for at afklare forståelsen.
  • Noter enhver aftalt handling. (Se: Tage noter )
  • Efter mødet foretager du enhver aftalt handling og orienterer andre efter behov.
Se også: Sekretærens rolle og hvordan man skriver protokoller .

Hvorfor møder kan være ineffektive

Der er mange grunde til, at møder ikke er effektive, nogle af disse inkluderer:

  • Mødet er unødvendigt og drejer sig om diskussion af trivielle spørgsmål og spilder dermed medlemmernes værdifulde tid.
  • Mødet mangler klarhed i formålet , dvs. målene og målene er ikke klart defineret.
  • Upassende ledelsesstil , dvs. formanden dominerer og lukker eller ser bort fra andre bidrag. Se vores side: Ledelsesstile .
  • Formanden udøver ringe kontrol og tillader et eller to medlemmer at dominere sagen.
  • Mødet er for stort derved begrænser diskussionsstrømmen og forhindrer alle medlemmer i at kunne bidrage.
  • Beslutninger dukker op, som ikke er virkelig repræsentative.
  • Problemer snakkes om snarere end at blive talt igennem.
  • Beslutninger er forsinket eller ikke handlet efter.
  • Der træffes ingen klare beslutninger.
  • Protokollen er unøjagtig eller betragtes som manipuleret af formanden eller sekretæren til hans / hendes egne formål.
  • De forkerte mennesker er til stede og dermed forhindre, at mødet fortsætter effektivt, f.eks. skal de tilstedeværende henvise tilbage til en anden person og er derfor ikke i stand til at kommentere effektivt.

Resumé

Der er mange typer møder og mange grunde til, at møder kan være ineffektive.

For at møderne skal være effektive, kræves deltagelse af alle de tilstedeværende. De vigtigste færdigheder i interpersonel kommunikation og hører efter er vigtige.

For at sikre et mødes succes er god forberedelse afgørende, og formandens rolle er altafgørende. Hvis disse betingelser er opfyldt, skal alle deltagere forlade mødet med en følelse af gennemførelse, ikke som om deres tid er spildt.

hvad er de forskellige måder at lære på?

Forsæt med:
Møder - planlægning og struktur
Fastsættelse af en dagsorden | Sekretærens rolle