Dagsorden for møder

Se også: Mindful møder

Mens vores side er på Effektive møder berører formålet med en dagsorden, og hvordan man indstiller en, vores side, Sekretærens rolle forklarer, at dagsordensindstilling er en opgave, der normalt udføres af formanden og sekretæren sammen.

Denne side giver flere detaljer om denne vigtige opgave og vil hjælpe dig med at udvikle dagsordener, der understøtter møder af høj kvalitet og effektive.

Hvad er en dagsorden?

I sin enkleste form indeholder en dagsorden listen over emner, der skal drøftes på et møde.



Det skal omfatte:

  • Formålet med mødet ; og
  • Den rækkefølge, som emner skal diskuteres i , så mødet når sit formål. Dette vil senere forme mødereferatet.
For mere information om skrivning af minutter, se vores side: Sekretærens rolle .

Dagsordenen kan indeholde mere eller mindre detaljer og vil ofte indeholde tidspunkter for hvert punkt.

En dagsorden er et værktøj for deltagere, herunder, men ikke begrænset til, formand og sekretær. Det tjener flere funktioner før, under og efter et møde.

Disse funktioner inkluderer:

  • Det hjælper potentielle deltagere med at beslutte, om de har brug for at deltage . Ved at angive, hvad der skal diskuteres, og i hvor lang tid viser det potentielle deltagere, om de er afgørende for diskussionen, og om det er afgørende for dem. De kan derefter træffe en informeret beslutning om, hvorvidt de deltager eller yder deres bidrag skriftligt eller via en anden deltager.
  • Det hjælper inviterede med at forberede sig til mødet . Sammen med alle papirer giver det dem mulighed for at forstå, hvad der vil blive diskuteret, og at tænke på problemerne på forhånd. De kan også udarbejde fakta eller tal, så de har de nødvendige oplysninger til rådighed for at yde et effektivt bidrag.
  • Det giver en struktur for mødet . Det betyder, at enhver, der afviger fra emnet, kan bringes tilbage til sagen i hånden hurtigt og nemt.
  • På samme måde giver det formanden mulighed for at kontrollere mødet . En tidsbestemt dagsorden er især nyttig til dette, da formanden kan gå videre til næste punkt, når tiden er inde, og bede deltagerne om at fortsætte diskussionen andre steder, hvis det er nødvendigt.
  • Endelig giver det en måde, hvorpå mødets succes kan bedømmes . Da dagsordenen inkluderer formålet, kan deltagerne se, om mødet har nået sit mål eller ej. Dette gør det klart, om fremtidige møder er nødvendige om samme emne.

Sådan fastlægges en dagsorden

Der er generelt fem eller seks brede områder, der skal dækkes af en dagsorden:

  • Logistik

    Dette inkluderer dato, klokkeslæt og sted for mødet, dets titel og en liste over inviterede deltagere.

  • Objektiv

    Formålet med mødet og enhver baggrundsinformation, som om dette er det første i en række møder.

  • Husholdning

    Dette bør omfatte velkomst og introduktioner og enhver undskylder for fravær . Det skal også dække godkendelse af tidligere protokoller og enhver spørgsmål der opstår fra dem, der ikke behandles andetsteds på dagsordenen.

    På et formelt møde vil husholdning også dække eventuelle ændringer, der er nødvendige i det sidste sæt referater, som formelt skal dokumenteres i referatet af dette møde.

  • Varer

    Dette er 'kødet' på dagsordenen. Hvert element skal have et nummer, en titel og en præsentator / lead. Det bør også have en foreslået tidsbegrænsning på diskussionen.

    Timing kan være svært at fastslå uden tidligere erfaring med mødet. Sekretæren skal muligvis spørge præsentatoren / ledelsen, hvor lang tid de tror, ​​det tager en bestemt vare, og derefter diskutere det med stolen. Den endelige tildeling skal baseres på elementets betydning for mødets mål og dets kontroversniveau. Et meget kontroversielt emne, der er tilfældet med mødets mål, bør udsættes til diskussion andetsteds.

    hvordan man multiplicerer uden en lommeregner

Pas på!


I nogle formelle indstillinger kan visse grupper eller enkeltpersoner have beføjelse til at bede om, at emner optages på dagsordenen. Dette skal imødekommes, enten ved at gøre det eller ved omhyggelig forhandling af en anden mulighed for diskussion, hvis dagsordenen allerede er for fuld.


  • Enhver anden forretning (AOB)

    Mange dagsordener slutter med et punkt på 'Enhver anden forretning' eller 'AOB'. Selvom dette kan være en mulighed for deltagere til at markere noget til optagelse i en fremtidig dagsorden, kan det også være meget forstyrrende for den glatte strøm af mødet.

    Deltagere kan bruge AOB til at kapre et møde til deres egne formål og ændre hele følelsen af ​​mødet, ofte fra en meget positiv, handlingsfokuseret diskussion til en klage. Da AOB traditionelt kommer sidst, er det også det element, som deltagerne mest sandsynligt husker, især hvis det var negativt.

    Et veldrevet møde med en velforberedt dagsorden skulle betyde, at ingen ønsker at rejse nogen anden forretning.

    Det anbefales derfor kraftigt, at du enten:

    hvordan man bestemmer stigningsprocenten
    • Medtag ikke AOB som dagsordenspunkt; eller
    • Hvis du inkluderer AOB på dagsordenen, er du enig i, at det kun vil være som en måde at rejse spørgsmål til diskussion på et fremtidigt møde eller andre steder.

    Dårlig følelse af at ekskludere AOB kan undgås ved at give deltagerne mulighed for at foreslå emner til optagelse på dagsordenen på forhånd.

    Det er dog formandens endelige beslutning om, hvilke emner der skal medtages, taget i samarbejde med sekretæren, i hans eller hendes rolle som værge for processen.

  • Tæt

    Dette skal omfatte formandens resumé af mødet, dato og klokkeslæt for det næste møde og eventuelle aftalte handlinger, og hvem der er ansvarlig.

Top tip!


Dagsordener skal generelt være korte dokumenter, ideelt set ikke mere end en side.

En kort forklarende note til hvert emne, herunder hvad der sandsynligvis vil blive diskuteret, og hvad der er uden for anvendelsesområdet, vil hjælpe deltagerne med at forberede sig bedre og støtte formanden i at kontrollere mødet.

Brud i dagsordenen

Nogle møder, for eksempel formelle bestyrelsesmøder eller udedage, kan fortsætte hele dagen eller endda over mere end en dag.

Dagsordenen for sådanne møder skal naturligvis omfatte pauser, normalt mindst en pause om morgenen og en om eftermiddagen samt en frokostpause.

Selv et kortere møde kan dog drage fordel af en eller flere planlagte pauser. Disse giver mulighed for diskussion mellem to eller flere deltagere uden for hovedmødet og giver også et møde mulighed for at komme tilbage på sporet, hvis et eller flere emner har taget mere tid end forventet.

Gør møder mere produktive

En god dagsorden sikrer, at diskussionen flyder, men er fokuseret, mødet når sit mål, og at det er en produktiv brug af deltagernes tid.

At tage sig tid til at udarbejde en dagsorden vil være brugt tid. Det vil også demonstrere over for dine deltagere, at du værdsætter deres tid lige så meget, som du værdsætter din egen. Indsatsen vil også lønne sig længere nede på linjen: Når folk lærer at vide, at dine møder kører godt og når deres mål, vil de være mere tilbøjelige til at deltage i dem i fremtiden.

Se også:
Møder - planlægning og struktur
Gennemførelse af et møde - formandens rolle
Sekretærens rolle og protokoller