Handlingsplanlægning

Se også: Tidsadministration

Handlingsplanlægning er processen med at omdanne din strategi og dine mål til handling. Tager dine ideer og planlægger, hvordan du gør dem til virkelighed.

Med andre ord er handlingsplanlægning at finde ud af, hvad du nøjagtigt skal gøre for at komme dit, hvor du vil være. Uanset om det er personlige mål eller organisatoriske mål, betyder det ikke noget, da de krævede færdigheder er de samme.

De bedste strategier, hvad enten det er for livet eller arbejdet, inkluderer handlingsplanlægning som en del af den strategiske tænkning. Når alt kommer til alt, betyder det ikke noget, hvor god din strategi er på papiret, hvis du ikke kan implementere den. Så handlingsplanlægning burde være en vigtig del af strategiseringen. Men ofte er det ikke.




Forskellen mellem strategi og handlingsplanlægning

Mange virksomheder ser ud til at betragte strategisering som en slags 'big picture'-øvelse, der ikke på nogen konkret måde er knyttet til virkeligheden. Men på den måde ligger vanvid.

For at sikre, at organisationen er 'tilpasset', det vil sige, at alt og alle inden for den er opstillet og arbejder hen imod organisationsstrategien, skal alle i organisationen være i stand til at forklare og forstå nøjagtigt, hvordan det, de gør, passer ind i den overordnede strategi.

Dette kan kun opnås, når organisationen og lederne er meget klare over, hvilke handlinger der får organisationen til at nå sine mål. Fordi hvad gør folk dagligt? Handlinger.

Vores side: Strategiske tænkningskompetencer angiver, hvordan du kan oprette en strategisk plan. Den sidste fase af dette er at identificere de nødvendige handlinger for at gøre dine planer til virkelighed. Denne side indeholder flere oplysninger og ideer til, hvordan man opnår det.

hvilken af ​​følgende teknikker hjælper dig med at holde din tale om mennesker under en præsentation?

Der er to store spørgsmål at tage fat på i handlingsplanlægning:


  • Hvilke handlinger skal vi gøre for at nå målene?
  • Hvilke handlinger har vi brug for for at stoppe for at nå målene?



Opdeling af handlingsplanen i trin

Trin 1
Identificer de brede handlinger, der er nødvendige for at nå hver af dine mellemliggende milepæle.

Dette er relativt let. Hold handlingerne brede på dette stadium på et niveau af for eksempel 'Opret marketingplan', 'Rekrutter salgsteam' og så videre.

Trin 2
Opdel hver brede handling i mindre opgaver

På dette tidspunkt skal du komme nærmere ind. Måske ikke på niveauet med 'Skriv et brev til x om y', men 'Planlæg og udfør en korrespondancekampagne, der vil komme på tværs af disse nøglebeskeder'.

Trin 3
Identificer, hvem der tager ansvar for hver handling

Der er en nem regel her. Hvis du ikke kan identificere en person, arbejder du enten ikke på et niveau, der er tilstrækkeligt detaljeret i opgaver, eller er du ikke flyttet til et højt nok jobansvarsniveau.

Hver handling skal have en ansvarlig ejer.

Det er ikke nødvendigvis vedkommendes job at udføre denne opgave, men de er nødt til at tage ansvar for det og være i stand til at forklare, hvilke fremskridt der er gjort med det, så de bliver nødt til at være i stand til at engagere sig i tilstrækkelig detaljering. Ja, du kunne bare identificere det bestyrelsesmedlem, der er ansvarlig for projektet, men du skal være i stand til at bore ned i detaljerne gennem den ansvarlige ejer og vide, at intet skjules. Medmindre dette er et lille projekt, der kan håndteres af en person alene, er det ikke meget hjælp at have en enkelt person, der er ansvarlig for alle opgaverne.

Dette er en pragmatisk tilgang, der gør det muligt for dig at spore fremskridt, så du er nødt til at tage en pragmatisk tilgang til at identificere de ansvarlige: de har brug for at vide, hvad der foregår dagligt.

Trin 4
Find ud af, hvad der muligvis kan gå galt, og nogle beredskabsplaner

Dette trin kaldes ofte risikostyring, og det er et helt område i sig selv.

Se vores side Risikostyring for mere information.

Grundlæggende er du eller mere sandsynligt den ansvarlige ejer for hver handling nødt til at se på spørgsmålet ' Hvad kan muligvis gå galt? '. Du eller de skal derefter finde ud af, hvor sandsynligt det er, og hvor katastrofalt det ville være, hvis det skete. Når de har gjort det, er de nødt til at tage skridt til at gøre de mest sandsynlige og / eller katastrofale begivenheder enten mindre sandsynlige eller mindre katastrofale - eller begge dele.

Trin 5
Se hårdt på, hvad der ellers foregår i organisationen, og om det bidrager til strategien.

Dette er overraskende svært at gøre. Områder, der ikke bidrager til den overordnede strategi eller i bedste fald er noget af en bagvande, er normalt meget opmærksomme på dette faktum og også på faren for deres job skabt af denne situation. De vil derfor gå ud af deres måde at skjule positionen for andre, ofte ved hjælp af højteknologisk sprog eller ledelsesjargon. En tidligere kansler for finansministeriet siges at have vedtaget en ny tilgang til denne form for forvirring. Hvis hans ministerkolleger ikke kunne forklare hurtigt og simpelt, hvad et budget skulle gøre, blev det straks fjernet fra denne afdelings balance og returneret til statskassen.

Tilsvarende er et nyttigt værktøj til at skære igennem jargonen at kræve 'elevator pitch'. Bed hver afdeling eller team fortælle dig, inden elevatoren kommer til øverste etage, hvad de gør præcist, og hvordan det bidrager til organisationens overordnede strategi. Waffling er ikke en mulighed med kun tredive sekunder at forklare. Hvis svaret ikke er acceptabelt, har du et valg: klip arbejdet ud eller læg det op.

Trin 6
Stop de handlinger og områder, som enten ikke bidrager til strategien eller aktivt beskadiger den.

Måske mindre overraskende nu du har læst det foregående afsnit, kan dette være et af de sværeste elementer i handlingsplanlægning. At stoppe noget, der har fået fart, er ofte meget svært. Folk bliver engagerede i det følelsesmæssigt og investerer også meget i at være organisatorisk ekspert på dette område. Dette er derfor ikke noget at tage let på. Det kan være bedst at fokusere på de områder, hvis der aktivt skader strategien, snarere end bare ikke at bidrage.

Stop unødvendigt arbejde


At stoppe arbejde, der ikke bidrager til de ønskede strategiske resultater, kan være lettere at opnå, hvis du har involveret det meste eller hele organisationen i strategisering og handlingsplanlægning.

I så fald vil problemområderne nu være klare for alle, og en ændring af fokus kan diskuteres åbent. At stoppe arbejdet bliver kun et reelt problem, når strategien er udarbejdet bag lukkede døre af et 'udvalgte par', og alle andre føler, at det er blevet pålagt.

God strategisk planlægning og tænkning kan undgå dette problem samt trække på alle de ressourcer, du har befalet.


Konklusion

I både arbejde og liv mere generelt er det lettere at se fremskridt, hvis du kan opdele opgaver i mere håndterbare bidder.

Målet med din handlingsplanlægning skal være at identificere de håndterbare bidder, og hvem der skal gøre dem, og allokér derefter handlingen.

Den sidste del af din handlingsplanlægning skal naturligvis være løbende overvågning af fremskridt i forhold til ønskede resultater og output. Når alt kommer til alt er en handlingsplan kun så god som det arbejde, den opnår.

Forsæt med:
Risikostyring
Projektledelse